Regelverk

Budsjett

Kunsthøgskolen nyttar rekneskapssystemet Agresso. Budsjettet blir vedtatt av styret på møte i desember, og budsjettmynde blir delegert til avdelingsdekanane og seksjonssjefane.

Rekneskap og rapportering

Rekneskap

Delegering av attestasjonsmynde og signaturprøve

Utfakturering

Internfakturering

Inngåande faktura og Elektronisk Fakturabehandling

Kredittkort

Annet

Rapportering

Krav til inngåande faktura

Sjå Førsegner om økonomistyring i staten pkt. 5.3.6 og i forskrift til Bokføringslova pkt. 5.1.X.

Du skal bokføre den enkelte faktura med følgjande informasjon:

  • Minimum KHiO sitt namn, adresse eller organisasjonsnummer
  • Kontering
  • Identifikasjon av leverandør ved namn og adresse
  • Fakturadato
  • Fakturanummer
  • Forfallsdato
  • Pengesum
  • Leverandøren sitt bankkontonummer
  • Organisasjonsnummer
  • Arten og omfanget til ytinga
  • Tidspunkt og stad for levering av ytinga

Bilaget skal i tillegg være originalt og attestert, og disposisjon skal være føretatt av ein person med budsjettdisponeringsmynde.

Frå 01.01.2015 blir fakturaar frå sjølvstendig næringsdrivande behandla i Basware, likt som andre inngåande fakturaar. Merk at det framleis er krav til at det blir gjort ei vurdering av om det er lønn eller næring. Kontrakt (sjå under Lønn) og vurderingsskjema for lønn eller næring blir levert til Seksjon for økonomi og infrastruktur v/rekneskap.

Fakturaer skal sendast til fakturaadresse.

Lønn

Reiser og utleggsrefusjon

Kunsthøgskolen har rammeavtale med reisebyrået G Travel, som alle ansatte er pliktig å bruke.

Alle faste ansatte og vikarer skal ha tilgang til ESS-portalen og skal benytte denne, eller DFØ-appen, til utfylling og innsending av reiseregninger og krav om utleggsrefusjon. Engelskspråklige, eller dem som ikke har tilgang til ESS-portalen, kan benytte skjemaene under her. Ved utfordringer med pålogging/tilgang ESS eller DFØ-appen, kontakt HR.

Veiledninger

Sjå også:

Rammeavtaler

Se punktet Innkjøp under Regelverk for mer informasjon om innkjøp/anskaffelser.

Generelt for avrop/bestilling ihht. rammeavtalen

Avrop kan gjøres av alle som Oppdragsgiver har gitt fullmakt til å gjøre avrop. Oppdragsgiver skal sørge for å holde Leverandøren oppdatert på hvem som har slik fullmakt. Avrop kan gjøres av den enkelte ansatte med fullmakt, ved at den ansatte selv bekrefter å være ansatt hos Oppdragsgiver og at bestillingen gjelder under rammeavtalen ved å oppgi Oppdragsgivers avtalereferanse.

Dersom Leverandøren er usikker på om en person har fullmakt til å gjøre avrop, plikter han å undersøke med Oppdragsgiver.

Dersom avrop er gjort av en person uten fullmakt til å gjøre avrop, og Leverandøren skjønte eller burde ha skjønt at slik fullmakt manglet, skal avropet annulleres slik at Oppdragsgiver blir stilt som om avropet ikke var skjedd. For slike forhold bærer Leverandøren alle kostnader.

Avtaler

Vikartjenester: Manpower AS

Rammeavtalen gjelder fra 14. juni 2019.

Rammeavtalen administreres av Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo.
Kunsthøgskolen i Oslo (KHiO) deltok i felles anskaffelsesprosess og gjør avrop på avtalen.

Partenes oppnevnte kontaktperson i rammeavtalen:
Kunsthøgskolen i Oslo
Ida Seglen
Seksjon for virksomhetsstyring
Mob.nr: 413 83 707
e-post: idasegle@khio.no

Rammeavtalens omfang
Denne rammeavtalen for vikartjenester vil bli benyttet ved bemanning innen flere kompetanseområder og kategorier i stillingsnivå tilsvarende konsulent/førstekonsulent/rådgiver/seniorrådgiver

Rammeavtalens varighet
Rammeavtalen gjelder fra Partenes signering av avtalen og i 2 (to) år, med opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge Rammeavtalen i ytterligere 1 +1 år, totalt maksimalt 4 (fire) år.

Trykkeritjenester: Bodoni AS

Rammeavtalen gjelder fra 5.juli 2019.

Partenes oppnevnte kontaktperson i rammeavtalen:
Kunsthøgskolen i Oslo
Postboks 6853 St. Olavs plass, 0130 Oslo
Ida Seglen
Seksjon for virksomhetsstyring
Mob.nr: 413 83 707
e-post: idasegle@khio.no

Bodoni AS
Postboks 6045, 5892 Bergen
Christian Valvik
Tel.nr.: 934 49 021
e-post: christian@bodoni.no

Rammeavtalens omfang

  1. Trykksaker (publikasjoner/rapporter/undervisning/programmer/visittkort, markedsføringsmateriell og kontormateriell)
  2. Utstillings-/konferansemateriell
  3. Profileringsmateriell
  4. Online-tjeneste
  5. Grafiske tjenester

Rammeavtalens varighet
Rammeavtalen gjelder fra partenes signering av kontrakten og i to (2) år med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge rammeavtalen i ytterligere ett (1) år + ett (1) år med likelydende vilkår, slik at kontraktens maksimal varighet er fire (4) år.

Kontorrekvisita: Maske AS

Rammeavtalen gjelder fra 1. oktober 2017.

Administrasjon av rammeavtalen ved Statens Innkjøpssenter (ASI).
Avtaleeiers representant: Yngvar Larsen yll@difi.no.
Ved henvendelser til ASI: forbruksmateriell@digdir.no

Partenes oppnevnte kontaktperson i rammeavtalen:
Kunsthøgskolen i Oslo
Postboks 6853 St. Olavs plass, 0130 Oslo

Kontaktperson vedrørende rammeavtalen og kontraktsoppfølging:
Ida Seglen
Seksjon for virksomhetsstyring
Mob.nr: 413 83 707
e-post: idasegle@khio.no

Maske AS
Bitten Hagen,
e-post: bitten.hagen@maske.no

Anskaffelsens omfang (omfatter følgende kontorrekvisita og varegrupper):

  1. Kontorrekvisita: kopipapir, arkivmateriell, kontorrekvisita, skrivemateriell, emballasje osv
  2. Datarekvisita: Toner, blekk, musematter, ergonomiske artikler osv
  3. Renholdsprodukter: Rengjøringsmidler, engangshansker, søppelsekker, toalettpapir, tørkeruller, papirhåndklær, håndsåpe osv
  4. Kantineprodukter: Engangsbestikk, kaffefilter, husholdningsvarer som te, kaffe og kjeks osv

Rammeavtalens varighet
Rammeavtalen gjelder fra 01.10.2017 og i to (2) år, med opsjon på forlengelse i to år ( ett (1) + ett (1) år). Første opsjonsår er benyttet og avtalen løper til 1.oktober 2020. (Mulig å benytte enda et opsjonsår.)

Cateringtjenester: Gastro Catering AS, Elvebredden Catering AS og Rokkekokker

Parallell rammeavtale: Rammeavtale med flere enn en leverandør hvor bestillingene skal fordeles likt mellom leverandørene. Fordelingsnøkkelen på avrop og bestillinger er regulert slik at oppdragsgiverne må sikre at leverandørene får ca. 1/3 av oppdrag og samlet fakturert beløp innenfor kontraktens verdi og avtaleperiode. Dette sikres gjennom koordinering av høgskolenes kontaktpersoner og ansvarlige for catering, samt nøye kontroll.

Rammeavtalen gjelder fra 23. desember 2019.

Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo, Norges idrettshøgskole og Norges musikkhøgskole deltok i den felles anskaffelsesprosessen og gjør avrop på avtalen.

Partenes oppnevnte kontaktperson i rammeavtalen: Kunsthøgskolen i Oslo

Kontaktperson vedrørende rammeavtalen og kontraktsoppfølging:
Ida Seglen
Seksjon for virksomhetsstyring
Mob.nr: 413 83 707
e-post: idasegle@khio.no

Kontaktperson vedr. bestillinger:
Mette Aaseth, arrangementskoordinator. mette.aaseth@khio.no
Kontaktperson vedr. bestillinger:
Britt-Heidi J. Hansen, resepsjonsleder brithans@khio.no

Rammeavtalens cateringtjenester:

Rammeavtalen skal dekke Oppdragsgivers løpende behov for følgende cateringtjenester:

  • Mottagelser -- Fingermat / tapas / fruktfat
  • Møtemat/pausemat -- Fingermat /brødmat/ fruktfat
  • Lunsj -- Kald -og varmmat/tapas inkludert bakervarer
  • Middag (selskapsmat) inkludert bakervarer
  • Julemat inkludert bakervarer
  • Salater inkludert dressing og bakervarer
  • Mat og matretter tilpasset matintoleranse og matallergi for tilsvarende
  • bestilte matretter i a)- f) og h)-i)

Rammeavtalen for cateringtjenester skal også inkludere følgende cateringtjenester/-produkt:

  • Bakervarer -- brød, rundstykker o.l. som inngår i bestilt cateringmeny til et arrangement
  • Kaker -- som inngår i bestilt cateringmeny til et arrangement
  • Drikke til maten -- kaffe, te, mineralvann, øl, vin og alkoholfrie alternativer
  • Leie av dekketøy og utstyr (dette inkluderer ikke inventar som bord og stoler)

Innleie av personale:

  • Kokk
  • Servitør
  • Annet cateringpersonale: Oppdekking, etterarbeid og oppvask

Den enkelte cateringtjeneste/-produkt må kunne leveres separat som et uavhengig produkt fra rammeavtalens øvrige tjenester og produkt og i henhold til Oppdragsgivers behov.

Kokk, servitører og annet cateringpersonale engasjeres etter avtale.

Rammeavtalens varighet
Rammeavtalens varighet er to (2) år fra avtalepartenes signering av avtalen og med opsjon på forlengelse med ytterligere ett (1) år + ett (1) år med likelydende vilkår. Slik at rammeavtalens maksimale varighet er totalt fire (4) år.

Reisebyråtjenester: Berg-Hansen Reisebureau AS

Rammeavtalen gjelder fra 12.juni 2020.

Administrasjon av rammeavtalen er Statens Innkjøpssenter (ASI) Digitaliseringsdirektoratet..
Ved henvendelser til ASI: reise@digdir.no

Fellesavtalen for reisebyråtjenester omfatter reisebyråtjenester – en online selvbestillingsløsning, mobilapplikasjon og manuelle tjenester (24h kundeservice, kundeoppfølging osv). Som minimum skal online portalen gi mulighet for å bestille tog- og flybilletter, overnatting og leiebil.

Partenes oppnevnte kontaktperson i rammeavtalen:
Kunsthøgskolen i Oslo

Kontaktperson vedrørende rammeavtalen og kontraktsoppfølging:
Ida Seglen
Seksjon for virksomhetsstyring
Mob.nr: 413 83 707
e-post: idasegle@khio.no

Kontaktperson vedrørende selvbestillingsportal
Merit Kristiansen, regnskapsleder
mob.nr: 95 09 19 55
e-post: merikris@khio.no

Rammeavtalens reisebyråtjenester

Reservasjon og booking av:
a. Flyreiser
b. Hotellovernatting
c. Leiebil
d. Buss
e. Tog

Formidling av bookingsbekreftelse og reisedokumenter

Reisebyrået skal aktivt bidra til økt avtalelojalitet, samt administrativ støtte knyttet til policystyring, herunder fokus på miljøvennlige transportalternativ, betaling av reiser og oppfølging knyttet til statistikk, analyse og anbefalinger til videreutvikling som gir en merverdi for statens reiseaktivitet.

Rammeavtalens varighet
Rammeavtalens varighet er to (2) år, dvs t.o.m. 11.juni 2022. Kommer tilbake til opsjonsmuligheter.

Bedriftshelsetjenester: Synergi Helse AS

Rammeavtalen gjelder fra 1.juli 2020.

Partenes oppnevnte kontaktperson i rammeavtalen:

Administrativt Operasjonelt:
Kunsthøgskolen i Oslo Kunsthøgskolen i Oslo
Postboks 6853 St. Olavs plass, 0130 Oslo Postboks 6853 St. Olavs plass, 0130 Oslo
Ida Seglen Torild Gjerdet
Seksjon for virksomhetsstyring Seksjon for virksomhetsstyring
Mobil nr: 413 83 707 Mobil nr.: 915 76 323
e-post: idasegle@khio.no e-post: torigjer@khio.no

Synergi Helse AS

Synergi Helse AS
Grønland 1, 3045 Drammen Grønland 1, 3045 Drammen
Roger Gjøvaag Anne Christine Hågensen
Mobil nr.: 911 67 468 Mobil nr.: 900 26 936
e-post: roger@synergihelse.no e-post: anne.christine.hagensen@synergihelse.no

Rammeavtalens omfang
Anskaffelsen skal dekke oppdragsgivernes løpende behov for bedriftshelsetjenester og omfatter følgende tjenestegrupper:

  • Arbeidsmiljø og systematisk HMS-arbeid
  • Arbeidshelse / arbeidsmedisin
  • Kurs og opplæring
  • Administrative tjenester

Rammeavtalens varighet
Rammeavtalens varighet er to (2) år fra avtalepartenes signering av avtalen med opsjon på forlengelse med ytterligere ett (1)år + ett (1) år med likelydende vilkår slik at rammeavtalens maksimale varighet er totalt fire (4) år.