Personvern/informasjonskapsler

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Kunsthøgskolen i Oslo håndterer dine personopplysninger. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

SAP benyttes for

1. administrasjon og utbetaling av lønn til ulike typer ansatte,
2. administrasjon av arbeidsforholdet,
3. administrasjon av personer med andre tilknytningsforhold til institusjonen (for eksempel personer som ikke er ansatte, men som likevel skal ha brukertilganger i ulike systemer).

SAP benyttes som kildesystem for personopplysninger til de andre IT-tjenestene.

En rekke applikasjoner er knyttet til SAP. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i SAP. Data i SAP rapporteres i ulike sammenhenger til andre parter/virksomheter.

Tjenesteleverandør for SAP er DFØ

https://dfo.no/om-dfo/personvern

postmottak@dfo.no

Formål

Formålet med behandling av personopplysninger i lønn/personalsystem (SAP HR) er

1. administrasjon og utbetaling av lønn til ulike typer ansatte,
2. administrasjon av arbeidsforholdet,
3. administrasjon av personer med andre tilknytningsforhold til institusjonen (for eksempel personer som ikke er ansatte, men som likevel skal ha brukertilganger i ulike systemer).

Rettslig grunnlag

Lovlig grunn (behandlingsgrunnlag) for behandling av personopplysninger i lønn/personalsystem (SAP HR) kan enten være GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b, c og f (arbeidsavtale/tariffavtale, rettslig forpliktelse og berettiget interesse).

Supplerende behandlingsgrunnlag der hvor behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) kan blant annet være bestemmelser i arbeidsmiljøloven om arbeidsgivers plikter og arbeidstakers rettigheter i arbeidsforholdet.

Lovlig grunn (behandlingsgrunnlag) for behandling av sensitive personopplysninger i lønn/personalsystem (SAP HR) kan være GDPR artikkel 9 nr. 1 bokstav b (arbeidsrettslige plikter/rettigheter), jf. arbeidsmiljøloven og personopplysningsloven § 6 (behandling av særlige kategorier personopplysninger i arbeidsforhold).

Lønn/personalsystem (SAP HR) inneholder en rekke forskjellige typer personopplysninger som er registrert i forbindelse med lønns- og personaladministrasjon, for eksempel navn, e-postadresse, fødselsnummer, lønnstrinn, bankkontonummer, tilstedeværelse, timeregistrering, utførte arbeidsoppgaver, avspaseringstid, feriedager, reiser og reisegodtgjørelser, permisjoner, fravær, osv.

Det kan forekomme at sensitive personopplysninger behandles i lønn/personalsystem (SAP HR).

Reglene om automatiserte beslutninger og elektroniske profiler er ikke relevant for lønn/personalsystem (SAP HR).

I utgangspunktet lagres dine personopplysninger i SAP i en ubegrenset tidsperiode.

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Kunsthøgskolen i Oslo kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Personopplysninger blir bare lagret i datasentre underlagt GDPR-lovgivningen (fysisk plassert i EU/underlagt Privacy Shield). Personopplysninger blir ikke utlevert noen internasjonale organisasjoner.

Et begrenset utvalg av ikke sensitive personopplysninger (navn, e-postadresse, telefon, stilling, adresse, tilhørighet i organisasjonen) kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

1. Andre administrative tjenester med FEIDE-pålogging. Se Samtykke under https://innsyn.feide.no Her har du mulighet til å se hvilke personopplysninger du har samtykket til å overføre til andre tjenester. Du kan også trekke tilbake samtykke til overføring til disse tjenestene fra samme side.
2. Offentlige registre knyttet til ditt arbeidsforhold hos NAV,Skatteetaten, SPK
3. Microsoft Office365/Azure. Navn, brukernavn, yrkestittel, e-postadresse, telefonnummer blir overført til Office 365. Personopplysningene lagres i EU. Oversikt over hvilke tjenester i Office 365 som har registrert dine personopplysninger finner du ved å logge på office365 og gå inn på denne siden: https://portal.office.com/account/#apps (Du kan trekke tilbake samtykke for noen av tjenstene på den samme portalsiden)
4. Brukeradministrative system. For at du skal få en IT-konto ved Kunsthøgskolen i Oslo, og tilgang til våre IT-tjenester, må det begrensede utvalget av ikke sensitive personopplysninger registreres i et brukeradministrativt system som heter Stim som driftes på Kunsthøgskolen i Oslo.
5. Instructure (Leverandør av Canvas). For fagpersoner ved Kunsthøgskolen i Oslo benyttes Canvas i undervisningssammenheng, og noen ganger også eksamen. Dette betyr at Instructure som utvikler og drifter Canvas vil ha tilgang til de nevnte ikke sensitive personopplysningene.
6. Evolvera (Leverandør av timeplansystem). Ved Kunsthøgskolen i Oslo benyttes timeplansystemet Timeedit for å planlegge undervisning og eksamen. Evolvera, som utvikler og drifter Timeedit vil ha tilgang til nevnte ikke sensitive personopplysninger.
7. CIM/F24 Nordics AS. E-postadresse og telefonnummer blir overført til krise/beredskapssystemet CIM for at vi skal kunne varsle studenter og ansatte elektronisk ved alvorlige hendelser.
8. Utlevering av personopplysninger etter offentleglova

I tilfeller hvor Kunsthøgskolen i Oslo mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke vil kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Kunsthøgskolen i Oslo sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personversnerklæringen.

Kameraovervåkning på KHiO

Det er på KHiOs areal installert et ITV-anlegg for kameraovervåking. ITV-anlegget er koblet fra og registrerer ingen data.

Kunsthøgskolen i Oslo gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i SAP. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges.

Rett til informasjon og innsyn

Du har krav på å få informasjon om hvordan Kunsthøgskolen i Oslo behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Kunsthøgskolen i Oslo. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering

Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense behandlingen

I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse

Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 11.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

Kunsthøgskolen i Oslo er behandlingsansvarlig for personopplysninger, jf. GDPR art. 4 nr. 7.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 11 ovenfor, kan du ta kontakt på e-post til personvernombudet. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Kunsthøgskolen i Oslo har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Kunsthøgskolen i Oslo . Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Kunsthøgskolen i Oslo kan nås via e-post: personvernombud@sak.sikt.no

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Kunsthøgskolen i Oslo håndterer dine personopplysninger. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

Felles Studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler, og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved Kunsthøgskolen i Oslo vil dine personopplysninger bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke nettapplikasjoner som Søknadsweb og Studentweb er knyttet til det studieadministrative systemet FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

FS er kildesystem som de andre IT-tjenestene henter dine personopplysninger fra.

Tjenesteleverandør

SIKT – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør er ansvarlig for FS. Det vil si at SIKT utvikler og forvalter FS og at SIKT har det daglige ansvaret for driften av FS. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved SIKT tilgang til alle personopplysninger som er registrert i FS, og med det også personopplysninger som sendes til og fra FS.

Kontaktinformasjon til SIKT: kontakt@sikt.no

Formål

Formålet med behandlingen av personopplysninger i FS er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat, og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.

For eksempel er behandling av personopplysninger i FS nødvendig for at Kunsthøgskolen i Oslo kan

• behandle din søknad om opptak til studier/eksamen/kurs
• utføre nødvendig administrasjon rundt dine studier og deg som student
• dokumentere dine utdanningsresultater

Rettslig grunnlag

Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven § 2-8 og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som student på en best mulig måte. I enkelte tilfeller har institusjonen også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykke-erklæringer for behandlingen av enkelte opplysningstyper.

Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i FS.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon om studier og kurs.

Frivillige registreringer

1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak

2. Deg selv via Søknadsweb

3. Deg selv via EVUweb

4. Deg selv via Studentweb.

   Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb, EVUweb og Studentweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine. I Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb og EVUweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier/påmelding til kurs. I Studentweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier, informasjon om din bakgrunn, oppmelding til undervisning og eksamen, søknader, dokumenter du laster opp. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine søknader og at du skal kunne studere ved Kunsthøgskolen i Oslo.

5. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB).

   Hvis du søker om opptak til Kunsthøgskolen i Oslo via Søknadsweb, kan du samtykke til at vi kan hente inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Hvis du gir ditt samtykke henter vi ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

6. Andre universitet/høgskoler.

   Hvis du søker om opptak til Kunsthøgskolen i Oslo , og har oppnådd resultater ved et annet universitet/høgskole som også benytter FS, kan du samtykke til resultatutveksling. Hvis du gir ditt samtykke kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

   Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet, kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til Kunsthøgskolen i Oslo . Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb.

   Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) for deg som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil Kunsthøgskolen i Oslo gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun et fåtall utvalgte personer ved Kunsthøgskolen i Oslo vil få tilgang til disse personopplysningene. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

7. Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR).

   FS kan hente inn din e-postadresse og ditt mobilnummer fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at noen skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra KORR, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt.

Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke

1. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB).

   Hvis du søker om opptak til Kunsthøgskolen i Oslo via Samordna opptak, henter vi inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vi henter da ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

2. Andre personer som registrerer deg i EVUweb.

   I noen tilfeller registrerer arbeidsgivere og andre opplysninger om deg i EVUweb. Dette skjer vanligvis hvis du gjennom arbeidsgiver skal studere/delta på etter- og/eller videreutdanning ved Kunsthøgskolen i Oslo . Denne informasjonen kan være nødvendig for at vi skal få behandlet en søknad/påmelding om opptak til studier/kurs.

3. Andre personer som registrerer deg i Nomination.

   Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne institusjoner kan nominere utvekslingsstudenter til norske læresteder. Hvis du har blitt nominert i Nomination har du allerede fått beskjed om dette på e-post. Følgende personopplysninger blir lagt inn i Nomination for så å bli overført til FS: for- og etternavn, kjønn, e-postadresse, fødselsdato, statsborgerskap og hva du er nominert til. Den som nominerer kan også laste opp eventuelle dokumenter sammen med nominasjonen. Personer som har blitt nominert kan se sine personopplysninger, og eventuelle dokumenter, i Søknadsweb.

4. Saksbehandlere ved Kunsthøgskolen i Oslo.

   I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved Kunsthøgskolen i Oslo registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for og klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier.

5. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret).

   For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i FS henter vi inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret.

6. Lånekassa.

   Lånekassa sender Kunsthøgskolen i Oslo lister over alle personer som er kunder hos Lånekassa. Dette gjør de for at vi skal kunne vite hvilke personers opplysninger som skal sendes tilbake til Lånekassa i forbindelse med utbetaling av lån. Se gjerne punkt 8.6 lenger nede.

7. Digitale eksamenssystem.

   Flere og flere eksamener gjennomføres i digitale eksamenssystem. Sensur og begrunnelse for sensur, som blir registrert på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer, blir sendt til FS.

8. Fagpersonweb.

   På samme måte som for digitale eksamenssystem kan også sensur og begrunnelse for sensur bli registrert på deg i Fagpersonweb. Fagpersonweb er en webapplikasjon som benyttes av faglærere og sensorer. I tillegg til sensur og begrunnelse kan også oppmøteregistrering gjøres i Fagpersonweb. Personopplysninger om deg, som registreres i Fagpersonweb, blir sendt til FS.

9. Brukeradministrativt system.

   For at du skal få en IT-konto ved Kunsthøgskolen i Oslo, og tilgang til våre IT-tjenester, registreres dine personopplysninger i et brukeradministrativt system som heter STIM. Navn, telefonnummer, epostadresse, program og kull overføres fra FS til STIM.

10. Økonomisystem.

    Ved Kunsthøgskolen i Oslo behandles betaling av semesteravgift, kursavgifter og andre studieavgifter i Agresso. Det innebærer at følgende opplysninger om deg sendes fra FS til Agresso: studentnummer, personnavn, alle telefonnummer, alle adresser, e-postadresser.

Når du søker om opptak til Kunsthøgskolen i Oslo vil en rekke prosesser i behandlingen av din søknad utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

• vurdering av om du er kvalifisert for opptak
• poengberegning ved opptak
• tildeling av studieplass
• beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner (via Studentweb)
• oppmelding til undervisning og eksamen og tildeling av plass på undervisning med begrenset kapasitet
• kontroll av utdanningsplan
• oppretting av fakturaer
• når du fullfører et studium; beregning av oppnådd kvalifikasjon
• inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon
• inndragning av studierett ved ikke betalt semesteravgift 
• beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler

Personopplysningene dine knyttet til opptak og studier blir i utgangspunktet lagret i Felles studentsystem (FS) til evig tid. Det finnes noen unntak:

Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.

Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.

Hvis Kunsthøgskolen i Oslo mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon. Eventuelle søknader om opptak, oppmeldinger til undervisning, kurs og eksamen m.m. vil bli trukket.

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data som ikke er til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Kunsthøgskolen i Oslo kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Personopplysninger blir bare lagret i datasentre underlagt GDPR-lovgivningen (fysisk plassert i EU/underlagt Privacy Shield). Personpplysninger blir ikke utlevert noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

SIKT – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør.

FS utvikles av SIKT. Ansatte ved SIKT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO)

FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

Studentsamskipnaden i Oslo

Når du har betalt semesteravgift eller fått studierett hos oss, vil SiO få tilgang til personopplysninger om deg som er registrert i studentregister for Kunsthøgskolen i Oslo. Dette for at SiO skal vite at du er student, slik at du får tilgang til og informasjon om SiOs tilbud og tjenester. SiO vil få oppgitt ditt fødsels- og personnummer/D-nummer, fornavn, etternavn, lærestedskode, sist betalte semesteravgift, eventuelt fritatt semesteravgift, epost og mobilnummer. Tilgangen gjelder også for underleverandører som SiO har databehandleravtale med. Dette er nødvendig for at SiO skal kunne levere sine tjenester til studentene. Grunnlaget for utleveringen er personvernforordningens (GDPR) artikkel 6. nr 1 c (rettslige forpliktelser) og Lov om studentsamskipnader (studentsamskipnadsloven) §§ 4 og 5. Les mer om SiOs behandling av personopplysninger i SiOs personvernerklæring punkt 4. 

Lånekassa

Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.

Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).

Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning.

Instructure (Leverandør av Canvas)

Ved Kunsthøgskolen i Oslo benyttes Canvas i undervisningssammenheng, og noen ganger også eksamen. Dette betyr at Instructure som utvikler og drifter Canvas vil ha tilgang til dine personopplysninger.  I den anledning sender vi personopplysninger som adresseopplysninger, bilde, gruppetilhørigheter

Evolvera (Leverandør av timeplansystem)

Ved Kunsthøgskolen i Oslo benyttes timeplansystemet Timeedit for å planlegge undervisning og eksamen. Evolvera, som utvikler og drifter Timeedit vil ha tilgang til dine personopplysninger.  I den anledning sender vi personopplysninger som navnet ditt, brukernavnet ditt og KHiO-epostadresse, gruppetilhørigheter

Computas (leverandør av Studentbevis-appen) 

Hvis du er student ved KHiO, har registrert deg for semesteret og har betalt semesteravgiften, kan du laste ned appen Studentbevis. Med appen kan du dokumentere at du er student.  Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på i appen med ditt KHiO-brukernavn og passord (Feide). Studentbevis-appen viser navnet ditt, studiested, og om du har betalt semesteravgift og semesterregistrert deg det inneværende semesteret. Appens viser også bilde av deg som KHiO har tatt av deg for bruk til studentkort. Det er du som selv laster ned appen og logger deg på, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til. Det er frivillig å ta i bruk appen.  

Unit4/Agresso (Leverandør av økonomisystem)

Ved Kunsthøgskolen i Oslo behandles betaling av semesteravgift i Agresso Det innebærer at Unit4 får tilgang til opplysninger om deg som navn og adresseopplysninger

Public 360 (saksbehandlings- og arkivsystem)

Dine kontaktopplysninger overføres fra FS til høgskolens saksbehandlings- og arkivsystem Public 360 som et såkalt kontaktkort når du registreres som aktiv student i FS. Personopplysninger som overføres er fødselsnummer, navn, studentnummer, adresse og e-postadresse.   

Andre universiteter og høgskoler

Søknad om opptak gjennom Samordna opptak

Når du søker om opptak til Kunsthøgskolen i Oslo gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av Kunsthøgskolen i Oslo . Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

Samtykke til resultatutveksling

Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

Godkjenning av utenlandske studier

Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.

Ved vedtak om sanksjoner ifm atferd

I tilfeller hvor det er registrert at Kunsthøgskolen i Oslo har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen

Godkjenning av utenlandske studier

Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

BIBSYS/leverandør av annet biblioteksystem

For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved Kunsthøgskolen i Oslo, og ta i bruk bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS/annet biblioteksystem. Du slettes fra bibliotekssystemet dersom du ikke har semesterregistrert deg innen fristen for dette utløper.  

Statistisk sentralbyrå (SSB)

Kunsthøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til

• din registrering og betaling for semesteret
• dine eksamensresultater
• dine fullførte studieprogram
• dine oppnådde grader
• deg og din studierett på et doktorgradsprogram

NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)

Kunsthøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til

• din søknad om opptak til studier
• din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r)
• dine avlagte eksamener
• din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
• din(e) utveksling(er)
• om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
• deg og ditt doktorgradsprogram

NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning

Kunsthøgskolen i Oslo sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.

FEIDE-baserte tjenester.

Du ser samtykke og hvilke opplysninger som overføres og kan eventuelt trekke det tilbake under samtykke her:  https://innsyn.feide.no

Microsoft Office365/Azure.

Navn, brukernavn, yrkestittel, e-postadresse, telefonnummer blir overført til Office 365. Personopplysningene lagres i EU. Oversikt over hvilke tjenester i Office 365 som har registrert dine personopplysninger finner du ved å logge på office365 og gå inn på denne siden:  https://portal.office.com/account/#apps  (Du kan trekke tilbake samtykke for noen av tjenstene på den samme portalsiden)

CIM/F24 Nordics AS

E-postadresse og telefonnummer blir overført til krise/beredskapssystemet CIM for at vi skal kunne varsle studenter og ansatte elektronisk ved alvorlige hendelser.

Utlevering av personopplysninger etter offentleglova

I tilfeller hvor Kunsthøgskolen i Oslo mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke vil kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Kunsthøgskolen i Oslo sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personversnerklæringen.

Kunsthøgskolen i Oslo tar bilde, film- og lydopptak av arrangementer som holdes i regi av Kunsthøgskolen. 

Formålet med opptakene er dels å dokumentere arrangementet, fordi bilder, film- og lydopptak fra arrangementet som er tatt av Kunsthøgskolen er dokumenter som har allmenn interesse å bevare. De vil derfor bli lagret i KHIODA, Kunsthøgskolens vitenarkiv. Det rettslige grunnlaget for behandlingen vil være personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Det vil ikke være offentlig tilgjengelig i arkivet, men oppbevares skjermet for innsyn, slik at de bare kan brukes til undervisnings- og forskningsformål. 

Formålet med opptaket vil også kunne være å tilgjengeliggjøre det for allmennheten. I disse tilfeller vil det innhentes samtykke fra den enkelte til tilgjengeliggjøringen for allmennheten før offentliggjøringen. Det rettslige grunnlaget for behandlingen vil da være personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a. I disse tilfellene vil opptaket være offentlig tilgjengelig gjennom KHIODA, Kunsthøgskolenes vitenarkiv.

I enkelte undervisningssammenhenger gjøres filmopptak av undervisningen for pedagogiske formål. Disse opptakene vil bare kunne ses av de som er del av undervisningen, og slettes når undervisningen i det aktuelle temaet er ferdigstilt. Det rettslige grunnlaget for behandlingen vil være personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e og universitets- og høyskoleloven § 3-3.

Kameraovervåkning på KHiO

Det er på KHiOs areal installert et ITV-anlegg for kameraovervåking. ITV-anlegget er koblet fra og registrerer ingen data.

Kunsthøgskolen i Oslo gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i FS. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges.

Rett til informasjon og innsyn

Du har krav på å få informasjon om hvordan Kunsthøgskolen i Oslo behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Kunsthøgskolen i Oslo . Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering

Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense behandlingen

I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse

Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 11.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

Kunsthøgskolen i Oslo er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Felles studentsystem, jf. GDPR art. 4 nr. 7.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 12 ovenfor, kan du ta kontakt på e-post til personvernombudet. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Kunsthøgskolen i Oslo har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Kunsthøgskolen i Oslo. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Kunsthøgskolen i Oslo kan nås via e-post: personvernombud@sak.sikt.no