3. Gjennomføringsfase
Her finner du som er prosjektleder og eller deltaker i et prosjekt informasjon, veiledning, retningslinjer, lover og retningslinjer knyttet til gjennomføring av et KUF-prosjekt.
3.1 Prosjektleder eller prosjektdeltaker
Som prosjektleder eller som deltaker i et KUF-prosjekt er du pliktig til å sette deg inn i:
3.2 Før oppstart av et KUF-prosjekt
Før prosjektet kan starte opp, er det viktig at du som prosjektleder følger en steg for steg prosedyre og i riktig rekkefølge:
Steg 1: Kontraktinngåelse
Ved ekstern finansiering: Bevilgende myndighet sender utkast til kontrakt til Kunsthøgskolen. Dekanen (som prosjekteier) ved din avdeling er den som skal inngå kontrakt med bevilgede myndighet. Se Seksjon for Økonomi og virksomhetsstyrings intranettsider for prosedyre. Når kontrakten er signert av begge parter skal kontrakten arkiveres i arkivet. Se veileder
Steg 2: Melde prosjektet til Sikt
Prosjektleder melder prosjektet til Sikt. Se lenke her.
Steg 3: Opprette prosjektet i Cristin
Ved oppstart av et KUF-prosjekt må prosjektleder opprette prosjektet i Cristin. Kontakt vitenarkiv@khio.no for å få bistand til dette. Alle resultater fra kunstnerisk utviklingsarbeid og forskning skal arkiveres og registreres. For veiledning om dokumentasjon av resultater av KUF-prosjekt, se her.
Steg 4: Samarbeidsavtaler
Seksjon for økonomi og virksomhetsstyring har utarbeidet mal for samarbeidsavtaler som skal benyttes, Se under Regelverk/Prosjekt her. Inngåtte avtaler skal arkiveres i arkivet. Send signerte avtaler til postmottak på postmottak@khio.no for arkivering.
Steg 5: Ansettelser
For ansettelse av prosjektmedarbeidere og stipendiater som inngår i KUF-prosjekt, gjelder standard prosedyre for ansettelse. For mer informasjon om dette kontakt HR-rådgiver på hr@khio.no
3.3 Behandling og lagring av data
Kunsthøgskolen har flere typer løsninger for lagring av aktive forskningsdata, alt fra små data til store mengder data. Les mer om lagringsløsninger ved Kunsthøgskolen.
3.4 Behandling av personopplysninger
Data av sensitiv art krever høyere grad av sikring enn vanlige ikke-sensitive data, i henhold til Personopplysningsloven.
For data av sensitiv art må du normalt benytte Tjenester for sensitive data, TSD.
Om du lagrer sensitive forskningsdata i Office365, skal disse dataene klassifiseres og beskyttes ved hjelp av AIP. Les om klassifisering av informasjon her: Forebyggende: Sikre informasjon | sikresiden.no
3.5 Årsrapportering
Ved ekstern finansiering
Årsrapport utarbeides av deg som prosjektleder i samarbeid med din dekan og i samarbeid med økonomikontakt for avdelingen angående økonomien. Faglig og økonomisk sluttrapportering skal skje i henhold til finansiørens rapporteringskrav. Kontakt økonomikontakt for avdelingen så snart kravet om sluttrapportering er mottatt for gjennomgang av økonomistatus og veiledning i team økonomi, regnskap og lønn sine prosedyrer. Husk at finansiør stiller krav knyttet til at de skal få beskjed om vesentlige endringer i prosjektet underveis og fortløpende om dette er tilfellet, og spesielt i forbindelse med årsrapportering.