Internasjonalisering

Erasmus+

Erasmus+ er EUs program for utdanning, opplæring, ungdom og idrett, og støtter mobilitet og samarbeidsprosjekt i hele utdanningsløpet. Programmet er finansiert av Europakommisjonen. Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (Hkdir) er nasjonalt kontor for utdanningsdelen av programmet.

KHiO søker årlig prosjektstøtte for å kunne bidra med tilskudd til ansatt- og studentutvekslinger. Nedenfor finner du beskrevet de utvekslingsmulighetene KHiO har i Erasmus+, samt prosessbeskrivelser for de ulike aktivitetene og søknadsskjemaer.

Inter-Institutional Agreement (IIA)

All student- og ansattutveksling for undervisning i Erasmus+, skal foregå på bakgrunn av formelle avtaler mellom KHiO og det utenlandske lærestedet. En slik avtale kalles Inter-Institutional Agrement (IIA), hvis mal og krav til utforming er fastsatt av EU-kommisjonen.

Hvem tar initiativ til en avtale?

Det er fagmiljøene som best avgjør om en utvekslingsavtale skal inngås eller ikke.
En god avtale er bygget på et faglig samarbeid eller et gjensidig ønske om faglig samarbeid.

Hva bør vi tenke på før inngåelse av avtale?

Utforsk studiestedet!
Hvor kompatibelt er fagmiljøet med tilsvarende på KHiO?
Har lærestedet emner/kurs på engelsk som passer i studentens studieprogram ved KHiO?
Har lærestedet et støtteapparat for internasjonale studenter/ansatte?
Er studentene garantert bolig? Helsetilbud?
Samsvarer lærestedets akademiske kalender og semesterinndeling med KHiO's studiestruktur, slik at det er praktisk mulig å utveksle?
Dersom avtalen skal omfatte mobilitet på ph.d.-nivå, må det tydeliggjøres at disse kandidatene ikke regnes som studenter, men ansatte/gjesteforskere.
Fagmiljøet må forhåndsgodkjenne emner/kurs som studenter ønsker å ta ved det utenlandske lærestedet og det er viktig å nøye vurdere om studietilbudet passer inn i det aktuelle studieprogrammet før vi forplikter oss.
Ved opprettelse av avtaler for ansattmobilitet gjennom Erasmus+ må undervisning inngå som en integrert del av læreplanen og imøtekomme kravene for ansattmobilitet for undervisning.

Hva forplikter vi oss til ved inngåelse av en IIA?

Fagmiljøet må være forberedt på å ta imot studenter og ansatte fra utlandet.
Det må tilrettelegges for innreisende studenter i undervisningsøyemed. Informasjon og e-post som angår studentene/ansatte må være på engelsk.
Dersom det kun kan tilbys emner til utvekslingsstudenter enten høst- eller vårsemesteret, er det viktig at dette kommuniseres til partnerinstitusjonen slik at de ikke nominerer/sender studenter til feil semester.
En avtale skal være gjensidig "i bruk". En strategisk tilnærming til avtaleporteføljen vil være at porteføljen samsvarer med hva vi faktisk har kapasitet til å ta imot av innreisende studenter og ansatte.

Innmelding av ønsket utvekslingssamarbeid

Ønsker for samarbeid gis beskjed om til internasjonaliseringsrådgiver.
Du gir beskjed via nettskjema eller sender en e-post.
Nettskjema: Innmelding av ny utvekslingsavtale
Om du sender e-post må følgende informasjon være med: Hvilket studieprogram samarbeidet angår, navn på- og lenke til den eksterne institusjonen, navn på kontaktperson/fagmiljø du har vært i kontakt med og faglig begrunnelse for det ønskede samarbeidet.

Kvalitetssikring av avtalen

Internasjonaliseringsrådgiver ser til at kvalitetssikrede elementer er ivaretatt før avtalen sendes for signering.

Signering av avtalen

Avtalen skal signeres av begge institusjoner, rektor signerer for KHiO.
Seniorrådgiver for internasjonalisering administrerer signeringen.
En faglig begrunnelse for inngåelse av avtalen skal legges ved til rektor.
Erasmus Charter for Higher Education signeres av direktør v/ KHiO (dette bare til orientering og angår ikke avtalen som sådan).

Administrasjon, registrering og arkivering av avtaler

Internasjonaliseringsrådgiver v/ KHiO har ansvar for å gjennomgå og vedlikeholde avtaleporteføljen i samarbeid med avdelingen(e) som eier avtalen, og foreta nødvendige registrereringer og arkiveringer (FS, EWP, P360).

Avslutte en avtale

Hvis det er behov for å avslutte en avtale før avtalt tid, må det tas hensyn til at eventuelle planlagte utvekslinger skal kunne gjennomføres.

Ansattmobilitet

Gjennom Erasmus+ kan ansatte søke om tilskudd til utenlandsopphold som angår undervisning eller opplæring. Tilskuddet beregnes ut i fra faste dagsatser og reisestøtte.

Alle KHiO-ansatte kan søke om tilskudd fra Erasmus+ til korte opplæringsopphold ved universiteter, bedrifter og organisasjoner, hovedsakelig i Europa. Oppholdet må godkjennes av din leder og være av relevans for ditt arbeidsområde.

Undervisningsopphold er kun tilgjengelig for fagansatte i undervisningsstillinger og forutsetter at vi har en Erasmusavtale med institusjonen hvor undervisningen skal finne sted.

Undervisningsmobilitet

Du må være fagansatt i undervisningsstilling eller ph.d.-kandidat v/ KHiO.
Din avdeling må ha en Erasmusavtale med institusjonen du skal undervise ved.
Undervisningen må foregå ved fysisk tilstedeværelse (seminar, forelesning, veiledning).
Minimumskravet til oppholdets varighet er 2 dager, maksimum 60 dager. (Minimumskravet er 5 dager for opphold utenfor EU/EØS.)
Normalt gis det støtte for 3-5 arbeidsdager, lengre opphold må begrunnes spesielt.
Du må undervise i minimum 8 timer pr uke.
Dersom det er et kombinert opphold (undervisning og opplæring) er kravet 4 timer undervisning pr uke.
Din leder må godkjenne oppholdet og være innforstått med å dekke de kostnader som overstiger stipendbeløpet.
Innhold, omfang og datoer for oppholdet må være avklart med mottakerinstitusjonen på søknadstidspunktet.

Opplæringsmobilitet

Tilskuddsordningen gjelder for alle ansatte.
Oppholdet skal være faglig tilknyttet- og av relevans for ditt arbeidsområde.
Oppholdet kan gjennomføres ved høyere utdanningsinstitusjoner, i bedrifter og organisasjoner, og lignende.
Minimumskravet til oppholdets varighet er 2 dager (maks 60). (Minimumskravet er 5 dager for opphold utenfor EU/EØS.)
Din leder må godkjenne oppholdet og være innforstått med å eventuelt dekke kostnader som overstiger stipendbeløpet.
Opphold som må begrunnes spesielt:
- Varighet utover 5 dager
- Opphold utenfor EU/EØS
Opplæringsopphold krever ingen formell institusjonsavtale mellom partene, unntaket er der hvor opplæringsoppholdet finner sted på en høyere utdanningsinstitusjon utenfor EU/EØS.
Deltakelse på konferanser støttes ikke.
Godkjente aktiviteter: Ulike former for internasjonale sammenkomster, jobbskygging, seminar, workshop, observasjon, metodekurs, sommerkurs, språkkurs, m.m.

Punktene nedenfor angir rammer for tilskuddsordningen, informasjon om søknad og hva du må huske på før-, under- og etter oppholdet. Les gjennom punktene før du sender inn din søknad.

Før du søker

Ta kontakt med din leder for godkjennelse av oppholdet, og avklar betingelser for:
- Kostnader utover tilskuddet
- Føring av reiseregning
- Bestilling av reise/opphold: Kunsthøgskolen har rammeavtale med Berg Hansen Reisebureau AS, som alle ansatte er pliktig å bruke.
Ta kontakt med stedet du skal til; avklar mulighetene og vilkår/innhold/datoer for oppholdet.
Be gjerne om en bekreftelse av et eventuelt avtalt besøk/opphold/deltakelse; legg den ved som vedlegg i din søknad.
En bekreftelse kan være en skriftlig invitasjon, e-post korrespondanse, kvittering for påmelding, og lignende.

Før- og under oppholdet

Ved godkjent søknad vil du få tilsendt påkrevede Erasmusdokumenter:
1) Grant agreement; din stipendavtale
2) Staff mobility agreement; beskriver innhold og datoer, samt mottakersted, og skal også signeres av mottakersted
3) Confirmation of stay; bekrefter din tilstedeværelse
Grant- og staff mobility agreement må fylles ut og signeres i god tid før avreise; minimum 14 dager før avreise.
Om dokumentene ikke blir utfylt/signert i god tid før avreise, kan tildelt tilskudd trekkes.
Confirmation of stay er et dokument som skal signeres under ditt opphold.

Etter oppholdet

Returner signert Confirmation of stay til internasjonaliseringsrådgiver (vedkommende som sendte deg dokumentene).
Etter oppholdet vil du få tilsendt (via e-post) en digital EU Survey som må besvares.

Overføring av tildelt tilskudd

Normalt overføres tilskuddet din avdeling og du fører reiseregning. Føring av reiseregning må du avklare med din leder.
Alternativt kan tilskuddet overføres privat. Avklar med din leder.
Midlene overføres etter oppholdet når Confirmation of stay er innlevert og du har svart opp EU Survey.

Grønn reise

Ved grønn reise vil du motta ekstra tilskudd og ekstra reisedager kan legges til (hvis nødvendig).
Grønne reiser gjelder om minimum 50% av reisen gjennomføres med tog, buss eller bildeling.
Kvitteringer for grønn reise må leveres inn.

Om søknaden

I søknaden må du redegjøre for oppholdets innhold, lengde og formål, samt om ditt opphold er godkjent av leder.
Med formål menes konkret at du vil bli spurt om:
- Overall objectives
- Activities to be carried out
- Added value of the mobility
- Expected outcomes and impact
Du må oppgi informasjon om mottakersted og kontaktperson.
Du må oppgi om dette skal foretas som grønn reise, og om du trenger ekstra reisedager.
Med reisedager menes ekstra dag(er) i forbindelse med reise (om du må dra ned dagen før for å rekke start første dag, og/eller ekstra dag etter oppholdets siste dag).
Husk å legge ved invitasjon/bekreftelse hvis du har mottatt dette før du sender inn din søknad, eller program/informasjon.

Søknadsskjema: Opplæringsmobilitet
Søknadsskjema: Undervisningsmobilitet

SØKNADSFRIST: Fortløpende gjennom året, men du må beregne 3 ukers saksbehandlingstid, noe som innebærer at du som et minimum bør søke 5 uker før avreisedato.

I Erasmus+ er det ikke lov til å "dobbelt-finansiere" opphold. Det innebærer at om ditt opphold blir dekket fra ekstern kilde, kan det være at du ikke kan motta tilskudd fra Erasmus+.

Gjesteundervisere fra bedrifter eller organisasjoner

Gjesteundervisere fra bedrifter eller organisasjoner i utlandet, samt fra tredjeland som ikke er assosiert med programmet/Erasmus+, kan inngå i tilskuddsordningen. Det er da KHiO som imøtekommer gjesteunderviseren med nødvendige Erasmusdokumenter. Det er til enhver tid inneværende budsjett som avgjør om midler kan benyttes. VÅR 2025: VI HAR INGEN GJENSTÅENDE MIDLER TIL DENNE KATEGORIEN.

Vi har ikke lov til å benytte denne ordningen ovenfor gjesteforelesere som er ansatt ved en høyere utdanningsinstitusjon med ECHE (Erasmus+ institusjon). Da trer vanlig ansattmobilitet for undervisning inn, og den ansatte må søke sin hjemmeinstitusjon om tilskudd.

Vurdering av Erasmus-støtte til gjesteunderviser fra bedrift/organisasjon behandles kun etter søknad og søknadsfrist er minimum 3 måneder før undervisningen skal finne sted. Som ved all ansattmobilitet må opphold utover 3-5 dager begrunnes særskilt.

Søknad om Erasmus+-tilskudd til gjesteundervisere

Studentutveksling i Erasmus+

Erasmus+ for høyere utdanning har tre typer utenlandsopphold for studenter som kvalifiserer til å kunne søke om stipend. Det er semesterutveksling, praksisopphold og kortere utvekslingsopphold. Utvekslingene har ulike krav til varighet og innhold/formålstjenlighet.

Utveksling av studenter koordineres av utvekslingsteamet ved KHiO i samarbeid med studieprogrammene, etter fastlagte rutiner lokalt, og lovgivning nasjonalt/internasjonalt. Studenter søker selv stipendmidler til enkeltstående utvekslinger (semesterutveksling, praksisopphold, kortere opphold). Informasjon, rutiner og søknadsskjemaer finner studentene på Intranettsiden for studenter.

All studentutveksling for undervisning i Erasmus+ skal foregå på bakgrunn av formelle avtaler mellom KHiO og det utenlandske lærestedet. Vi kan kun inngå slike avtaler med andre høyere utdanningsinstitusjoner. Praksisopphold kan gjennomføres i bedrifter, organisasjoner, mindre foretak og ulike typer av institusjoner, og krever ingen formell institusjonsavtale.

Semesterutveksling

Semesterutveksling gir studentene mulighet til å studere ett semester i utlandet.
Forventet studiepoengproduksjon er ett fullt semester: 30 studiepoeng.
KHiO har mange utvekslingsavtaler som gir fordeler som økonomisk støtte, fritak av skolepenger og enklere innpass av oppholdet i studieløpet.
Les mer om utveksling (rutiner og generell informasjon) på studentenes intranettside

Praksisopphold

Praksisopphold med stipend kan gjennomføres som del av grad eller etter fullført grad.
Praksis kan gjennomføres som korttidsopphold (5-30 dager) eller langtidsopphold (minimum 60 dager).
Les mer om praksisopphold (rutiner og generell informasjon) på studentenes intranettside

Kortere utvekslingsopphold / "Blended mobility"

Mobilitetsformen er ment å skulle gi muligheter for læring, undervisning og praktisering.
All korttidsutveksling for studenter i Erasmus+ må gjennomføres som såkalt "blandet mobilitet": Utvekslingen skal bestå av et fysisk opphold og inneha en digital komponent.
Oppholdet kan gjennomføres som et undervisningsopphold eller praksisopphold.
Undervisningsopphold skal gi studiepoeng, og vertskap for oppholdet (de som tilbyr kurset/undervisningen/BIP) må være en av våre formelle Erasmus+ partnere.
Praksisopphold kan gjennomføres i en bedrift, organisasjon, institusjon, m.m. og er et opphold som primært planlegges mellom student og praksissted.
Kortere utvekslingsopphold må ha minimumsvarighet på 5 dager og den påkoblende digitale komponenten skal være av faglig relevans for oppholdet.
Doktorgradsstudenter kan gjennomføre mobilitetsoppholdet uten digital komponent.

Avdeling kan søke om stipendmidler på vegne av en studentgruppe om et samlet kull har blitt invitert til en BIP eller kurs/undervisningsuke til en av våre Erasmus+-partner, eller til praksisopphold som beskrevet ovenfor.

Vurdering av midler behandles kun etter søknad og frist er minimum 3 måneder før oppholdets start: Søknad på vegne av en studentgruppe

Innreisende utvekslingsstudenter

Vi tar imot innreisende utvekslingsstudenter på samme måte som vi sender ut. Det er viktig at studenter som ønsker seg til oss ivaretas av KHiO's prosedyrer.

Prosedyrer for innkomne utvekslingsstudenter

Studenter som ønsker å komme til oss på semesterutveksling eller på et praksisopphold må følge søknadsprosedyrer for opptak til den aktuelle utvekslingen.
Det er viktig både for å ivareta studentens rettigheter for et godt og integrert utvekslingsopphold, og for profesjonell håndtering ovenfor våre samarbeidspartnere.
Vi tar i hovedsak imot studenter som ønsker seg til KHiO på semesterutveksling.
Praksisopphold avtales individuelt.
Innreisende semesterutvekslingsstudenter som ønsker å forlenge sitt opphold må følge ordinært opptak for semesterutveksling for påfølgende semester.
Les om KHiOs rutiner for håndtering av innkomne utvekslingsstudenter her

Blended Intensive Program (BIP)

Blandede intensivprogram (BIP) er nytt i ny programperiode for Erasmus+ og er korte intensivprogram/kursformat som gir mulighet for nye måter å lære og undervise på. BIP gjør det mulig for høyere utdanningsinstitusjoner på tvers av land å gå sammen for å utvikle felles læreplaner og undervisningsaktiviteter for blandet mobilitet rettet mot studenter og/eller ansatte.

KHiO søker årlig om midler for å kunne organisere BIP for studenter og ansatte ved KHiO i samarbeid med våre partnerinstitusjoner.

Om BIP

Fleksibelt kursformat som gjør det mulig for studenter og ansatte å få nye perspektiver på temaer.
Oppmuntrer til tverrfaglig og multinasjonal undervisning og dra nytte av spesielle lærings- og undervisningsopphold som ikke er tilgjengelige i en enkelt institusjon.
Lar undervisere utvikle undervisningsinnhold og metoder sammen med internasjonale kolleger.
Skal inkludere utfordringsbasert læring der internasjonale og tverrfaglige team jobber sammen.
Læringsutbytte bør omfatte både fagrelatert kompetanse i tillegg til interkulturelle kompetanser, og innhold/læringsutbytte utvikles i fellesskap med partnere.
Partnere kan velge å koble BIP med eksisterende emne eller tilby det som et tilleggs-/valgfag.
Studiepoeng, tidsplan og program avtales med samarbeidende partnere.

Krav til BIP

Samarbeidet må være mellom minimum 3 høyere utdanningsinstitusjoner fra tre medlemsland i EU og/eller assosiert tredjeland til programmet. Organiserende enhet/eier av BIP kan telles som en av disse tre.
En BIP må kombinere et fysisk undervisningsopphold med en virtuell komponent som kan være før, under eller etter undervisningsoppholdet. Den fysiske delen må ha varighet av minimum 5 dager (maks 30), mens det ikke er krav til varighet på den virtuelle komponenten. Imidlertid skal BIP-en gi studentene minimum 3 studiepoeng (trenger ikke inngå som del av studentens studieplan).
Organiserende enhet/eier av BIP er vertskap for minimum 10 eksterne deltakere. Undervisningsdelen av programmet må finne sted hos organiserende enhet (campus) eller på en annen aktuell arena i samme land som organiserende enhet.
Deltakerne kan være studenter og ansatte (deltakere kan ikke være del av organiseringen av BIP).
Deltakere fra organiserende institusjon ("interne") telles ikke med i antall deltakere.
Deltakerne må delta på hele programmet (både virtuell og fysisk del).
Tilreisende deltakere som kvalifiserer til Erasmus+-støtte får utbetalt dette fra sine hjemmeinstitusjoner.
Organiserende enhet søker om BIP-midler fra sin hjemmeinstitusjon.

BIP-midler er administrasjonsmidler som gis organiserende enhet/eier av BIP. Midlene kalkuleres etter et fast beløp per deltaker: EUR 400. For 10 deltakere, som er minimumskravet, betyr det EUR 4000. Administrasjonsmidlene er ment som et tilskudd til kostnader knyttet til forberedende arbeid, design, utvikling, implementering, oppfølging, overordnet styring og koordinering, undervisning, eventuelt kostnader eksterne deltakere har som ikke dekkes av egne (hjemmeinstitusjonens) Erasmus-midler, m.m.

Det finnes BIP til 10, 15 og 20 deltakere. Det betyr at om midler tildeles en BIP til 10 deltakere, må minimum 10 eksterne være påmeldt og gjennomføre BIP-en. Selv om det finnes tre ulike størrelser på BIP, betyr ikke det at alle tre er tilgjengelig ved KHiO. Tilgjengelig BIP er avhengig av tildeling ved årlig søknad om midler.

BIP administrasjonsmidler behandles kun etter søknad: Application for administrative funds BIP

Tildeling av stipend og reisestøtte

Tilskuddssatser fastsettes av Europakommisjonen og Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (Hkdir) for ett akademisk år av gangen. Tilskuddets størrelse er avhengig av hvilke land det utveksles til og beregnes ut fra dagsatser eller månedssatser.

I tillegg bevilges reisestøtte som beregnes ut ifra avstanden mellom senderinstitusjonen og mottakerinstitusjonen. Europakommisjonens avstandskalkulator brukes for å beregne avstanden.

Stipend: Gruppe 1

Land: Danmark, Finland, Island, Irland, Liechtenstein, Luxembourg, Sverige, Østerrike, Belgia, Frankrike, Italia, Nederland
Stipendsats ved ansattmobilitet: EUR 130 per dag (fra 2024-prosjektmidler) (noe lavere sats i 2023-prosjektet)
Stipendsats ved semesterutveksling: EUR 530 per måned
Stipendsats blended mobility/kortere mobilitetsopphold for studenter: EUR 79 per dag de første 14 dagene, deretter EUR 56 per dag
Ansattmobilitet og kortere mobilitetsopphold: Opphold utover 14 dager mottar 70% av stipendsatsen (fra dag 15).

Stipend: Gruppe 2

Land: Kypros, Tsjekkia, Estonia, Hellas, Latvia, Malta, Portugal, Slovakia, Slovenia, Spania
Stipendsats ved ansattmobilitet: EUR 115 per dag (fra 2024-prosjektmidler) (noe lavere sats i 2023-prosjektet)
Stipendsats ved semesterutveksling: EUR 470 per måned
Stipendsats blended mobility/kortere mobilitetsopphold for studenter: EUR 79 per dag de første 14 dagene, deretter EUR 56 per dag
Ansattmobilitet og kortere mobilitetsopphold: Opphold utover 14 dager mottar 70% av stipendsatsen (fra dag 15).

Stipend: Gruppe 3

Land: Bulgaria, Krotia, Ungarn, Lithauen, Nord Makedonia, Polen, Romania, Serbia, Tyrkia
Stipendsats ved ansattmobilitet: EUR 100 per dag (fra 2024-prosjektmidler) (noe lavere sats i 2023-prosjektet)
Stipendsats ved semesterutveksling: EUR 470 per måned
Stipendsats blended mobility/kortere mobilitetsopphold for studenter: EUR 79 per dag de første 14 dagene, deretter EUR 56 per dag
Ansattmobilitet og kortere mobilitetsopphold: Opphold utover 14 dager mottar 70% av stipendsatsen (fra dag 15).

Avstandsberegninger v/ reisestøtte

Mellom 10 og 99 km: EUR 28
Mellom 100 og 499 km: EUR 211
Mellom 500 og 1999 km: EUR 309
Mellom 2000 og 2999 km: EUR 395
Mellom 3000 og 3999 km: EUR 580
Mellom 4000 og 7999 km: EUR 1188
8000 km eller lengre: EUR 1735
Disse satsene gjelder fra 2024-prosjektet. Det er noe lavere satser i 2023-prosjektmidlene.

Vekslingskursen ved utbetaling av stipend skal være dynamisk og gjenspeile den reelle verdien mellom EUR og NOK i hver enkelt utveksling. Det er bestemt av Europakommisjonen at endelig vekslingskurs skal avregnes etter oppholdets slutt via den europeiske sentralbankens offisielle kurs & systemverktøy for dette. All utbetaling og internfakturering gjenspeiler Erasmus+ lovverk for dette, samt KHiO's rutiner for utbetaling/internfakturering.

Erasmus+ guider

I Erasmus+ programguide for 2024 kan du lese mer inngående om de ulike mobilitetsmulighetene for studenter og ansatte i høyere utdanning (s. 44-77). (Studentmobilitet s. 50-51, ansattmobilitet s.51-52, BIP s. 52.) I juli 2022 ferdigstilte kommisjonen guiden som særlig tar for seg blandet mobilitet (kortere mobilitetsopphold og BIP'er). I guiden vises det til eksempler på mobilitetskurs- og program, som kan være til nytte.