Hjemmekontor – retningslinjer og tilbud

Nærmeste leder har ansvar for å vurdere hvem som må være fysisk til stede på KHiO for å ivareta nødvendig undervisning, forskning og opprettholdelse av nødvendige driftsfunksjoner. Denne vurderingen gjøres i samråd med den ansatte og i tråd med smittevernreglene.

Som arbeidsgiver er vi forpliktet til å tilrettelegge for et forsvarlig arbeidsmiljø, og det vil også gjelde for en situasjon med pålagt bruk av hjemmekontor over tid. I dette ligger det at arbeidsgiver må sørge for at ansatte på hjemmekontor har det utstyret som kreves for å kunne gjøre jobben på en forsvarlig måte. Det betyr for eksempel tilgang til pc, skjerm, bord og stol.

Utstyr til hjemmekontor 

Ved pålegg om hjemmekontor pga. korona skal alle som kan utføre sitt arbeid på hjemmekontor, jobbe hjemmefra. Om det er forhold som tilsier at den ansatte ikke kan utføre sitt arbeide hjemmefra, skal det gjøres en individuell og konkret vurdering om ansatte skal få komme på jobb. I vurderingen skal både den ansattes behov og arbeidsgivers behov tas med.

Ved pålegg om hjemmekontor pga. korona: 

• Leder avklarer behov i sin enhet og inngår avtale med den enkelte ansatte.

• Leder avklarer behov for utstyr (f.eks. kontorstol og bord) og IT-utstyr til hjemmekontoret.

• Utgifter knyttet til ekstra utstyr belastes enheten og merkes med Koronarelatert kostnad (formål 20)

• Som hovedregel bør utstyr hentes fra arbeidsplassen på KHiO.

For eksempel om man disponerer to skjermer på KHiO, kan den ene hentes til bruk på hjemmekontor. Den samme vurderingen kan gjøres for stoler. Det er viktig med en helhetlig vurdering for å sørge for at det fortsatt er kontorplasser på KHiO som er komplette og som skal benyttes ved behov.

Utkjøring av utstyr:

Dersom ansatte har behov for hjelp til å få fraktet utstyr fra kontoret til hjemmekontoret, må dette avklares med nærmeste leder. Etter avklaring med leder kan behov meldes av den enkelte ansatte til service@khio.no e-posten. Emnefelt i e-posten merkes med FRAKT HJEMMEKONTOR. Utkjøringen vil organiseres ut fra kartlagt behov for frakt av utstyr.
Ved anskaffelser og innkjøp følges vanlige regler, prosedyrer og rutiner.

Refusjon utgifter til kontormøbler til hjemmekontor
Etter avtale med leder kan den ansatte få refundert utgifter knyttet til innkjøp av nødvendig utstyr til hjemmekontor, f.eks. kontorstol hvis denne ikke kan hentes fra kontorplass på KHiO. Dette gjelder for ansatte i 50 % stilling eller mer.

Refusjonen forutsetter at det gjelder utstyr hvor hovedformålet er til bruk i arbeidet. For utstyr som normalt brukes i arbeidssammenheng vil det som utgangspunkt kunne legges til grunn at arbeidet er hovedformålet med anskaffelsen. Dette vil for eksempel gjelde skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset til telefon mv. Når arbeidstaker for det meste bruker hjemmekontor, vil hovedformålet lettere være oppfylt. Det vil også være oppfylt for arbeidstakere som har hjemmekontor jevnlig. Mer sporadisk hjemmearbeid vil trekke i retning av at arbeidet ikke kan anses som hovedformål.

KHiO refunderer utgifter til nødvendig kontorutstyr med inntil kr 1 500,-. Denne ordningen gjelder i perioden hjemmekontor er hovedregel. Ansatte søker om utgiftsrefusjon i DFØ- appen/ESS, og det må legges ved dokumentasjon i form av kvittering for kjøpet. Det må også bekreftes at hovedformål med utstyret er bruk i arbeidet.

Refusjon av dokumenterte merutgifter til bredbånd: 

I perioden med pålagt hjemmekontor for å forhindre smitte av covid-19, vil behov for utvidet nett på hjemmekontor kunne gis gjennom utvidet mobildata på jobbmobilen. 

KHiO kan refundere merutgifter til internett i forbindelse med hjemmekontor for ansatte som for det meste bruker hjemmekontor eller har hjemmekontor jevnlig, med en øvre totalgrense på kr 300 pr mnd. i perioden. Ordningen gjelder i perioden hjemmekontor er hovedregel. Ansatte søker om utgiftsrefusjon i DFØ- appen/ESS, og det må legges ved dokumentasjon i form av faktura for internett for måneder med bruk av hjemmekontor. Det skal komme fram av dokumentasjonen hva som er merutgiften, dvs. differansen mellom det du normalt betaler for internett og det du betaler som følge av behov for å utvide nettet i forbindelse med pålagt hjemmekontor som følge av covid-19.