Arealressurser
KHiO igangsetter nå en kartlegging av arealbruk. Dette er en del av oppfølgingen til intern ressurskartlegging gjennomført i 2019, og bygger videre på arbeidet som allerede er gjort. Prosessen skal sikre en god forståelse av dagens bruk og arbeidet skal resultere i en skjematisk oppstilling av mulighetene innenfor dagens arealer.
Statsbygg er prosjektleder, med Asplan Viak og Mellomrom arkitekturpsykologi as som underleverandører. Prosjektet består av tre deler og vi er nå inne i del 1 Kartlegging av arealbruk. Del 2 gjelder muligheter for optimalisering av arealbruk. Del 3 er en overordnet tilstandsvurdering av lokalene.
Det er opprettet en egen e-postadresse for prosjektet: kartlegging.arealbruk@khio.no. Til denne adressen kan studenter og ansatte sende kommentarer og spørsmål som gjelder kartleggingen. Alle innspill behandles i prosjektgruppen for prosjektet.
Aktuelt
Gåturer i uke 45 og 46
I uke 45 og 46 er det gåturer i lokalene på KHiO for ulike grupper. Gruppene består av studenter og ansatte fra alle avdelinger og seksjoner. Samlet skal disse gruppene kartlegge den faktiske bruken av lokalene på KHiO, og få frem variasjonen i bruk og hverdagen for KHiOs ansatte og studenter.
Brukskartlegging/monitor i uke 46
En egen aktivitet for brukskartlegging/monitor starter mandag 15. november. Den varer en uke og utføres av Mellomrom arkitekturpsykologi as. Disse vil gå en fastlagt runde på KHiO, hver time i en uke, og telle personer på utvalgte steder langs denne ruten. Ruten og tidspunkt er valgt i samarbeid med KHiO. Konsulentene har fått tilgang til alle rom ved KHiO.
Brukskartleggingen/monitoren vil ikke stå alene som et resultat. Monitoren vil inngå i kunnskapsgrunnlaget til prosjektet. Andre tiltak i del 1 av prosjektet er referansegruppens arbeid, de nevnte gåturene (totalt 16 gåturer), verksteder med ansatte og studenter og TimeEdit-statistikk fra høsten 2019.
Om organiseringen av prosjektet:
Styringsgruppen
Mandat:
- Godkjenne planer og mandat.
- Ressurstilgang, herunder sørge for at prosjektet blir prioritert i både KHiO og Statsbygg.
- Beslutte endringer i prosjektet.
- Håndtering av ekstern usikkerhet.
- Bistå og støtte prosjektleder.
Medlemmer:
Statsbygg:
- Lise Bergflødt, avdelingsdirektør, avdeling for rådgivning og tidligfase (prosjektansvarlig)
- Kjetil Lehn, sektordirektør, avdeling for eiendomsutvikling og forvaltning
KHiO:
- Prorektor for utdanning Heidi M. Haraldsen (leder styringsgruppen)
- Direktør Kristel M. Skorge
- Hovedtillitsvalgt Christel Bie Lavik
- HVO Kikki Norén Løwgren
- Studentrådsleder Christophe Kvalheim Boulmer
Prosjektleder fra Statsbygg og KHiO stiller i styringsgruppemøtene.
Det er planlagt tre møter høst 2021 og tre til vår 2022.
Prosjektgruppen
- Prosjektleder fra Statsbygg, senioringeniør, avd. for rådgivning og tidligfase, Mona Bjørnstad
- Oppdragsansvarlig for innleide konsulenter hos Team Unison/Asplan Viak Bente Handberg.
- Prosjektleder Siren Tjøtta, KHiO
Ukentlige arbeidsmøter hver tirsdag.
Referansegruppen:
Har ikke ansvar for leveranser, ledelse eller framdrift i prosjektet, men skal beskrive behov og interesser, gi faglige råd, sjekk/kontroll av problemstillinger, løsninger og bidrag til forankring i miljøer som er viktige for KHiO.
Deltar som ledd i den formell involveringsprosess. Sammensatt for å få et godt samlet utvalg av organisasjonen. Involveres i for eksempel fellessamlinger, workshops og høringer
Mandat:
Skal sikre at KHiOs overordnede behov og interesser er hensyntatt og gjenkjennbart i leveransen. Dette innebærer å gi faglige råd, sjekk/kontroll av problemstillinger og bidrag til forankring i miljøer som er viktige for KHiO.
Medlemmer:
Studenter:
- Thea Brix (avdeling Opera)
- Vilja Houen Askelund (avdeling Kunstakademiet)
Ansatte - fag:
- Isak Holtan Wisløff (avdeling Design)
- Ane Hjort Guttu (avdeling Kunstakademiet)
Ansatte – administrasjon
- Ingeborg Røsberg (avdeling Teaterhøgskolen)
- Elina Khubaeva (Virksomhetsstyring)
Fra vernelinjen:
- Emil Gustavsen (seksjon SBI)
- Marianne Brekke (seksjon SFF)
Ledelse:
- Seksjonssjef Ketil Akerø (seksjon Teknisk produksjon)
- Dekan Snelle Hall (avdeling Dans)
- Dekan Boel Christensen-Scheel (avdeling Kunst og håndverk)
Ressurspersoner
Det vil som regel være behov for ressurspersoner fra virksomheten som har ansvar for å beskrive tema innen f.eks. forskning og studier og sikre at dette er gjenkjennelig og tilstrekkelig ivaretatt i leveransen. Arealarbeidsgruppen 2019 har beskrevet en god del, og dette tas inn i prosjektet.
Ressurspersonene er utvalgt i kraft av kompetanse om organisering og interesse for teamet, og vil involveres i for eksempel befaringer, workshops, intervjuer etc.
Mandat:
- Skal bidra til at prosjektgruppa har tilstrekkelig kunnskap om KHiO.
- Deltar som ledd i prosjektets kunnskapsinnsamling.
- Bidrar til og sikrer at temaene forskning og studier er gjenkjennelig og tilstrekkelig ivaretatt
- Bistår i å beskrive/kartlegge dagens situasjon, utviklingstrekk/trender, utfordringer og muligheter
Fremdriftsplan del 1 viser aktiviteter ressurspersoner skal inn på.
Ressurser er både studenter og ansatte, fra alle avdelinger og seksjoner.
Aktivitetsplan
| Aktiviteter | Formål | Aktivitet | Gjennomføring uke |
|---|---|---|---|
| Fase 1: Kartlegge arealbruk KHiO | |||
| Etablere prosjekt | Kartlegge kritiske tidsrom hvor kartlegging bør unngås. Innhente eksisterende dokumenter, innføring i eventuelle kravspesifikasjoner, kartlegge organisasjon og spesialbehov. | Dokumentinnhenting, Analyse | |
| Møte med prosjektgruppe | Forankre aktiviteter og fremdrift, inkludert eventuelle revideringer. Forankre rammer og omfang av leveranse. Skissere ut en kommunikasjonspakke til studenter og ansatte. Etablere referansegruppe. | 41 | |
| Arealkartlegging | Tilegne korrekt arealkategori i digital plantegning der dette mangler. Inkluderer en befaring i bygget. Kvalitetssikre arealkategorier med faktisk bruk. Kvalitetssikre tegningsunderlag. Inkludert rigging av tegninger. | Dokumentinnhenting, Analyse, Befaring | 41-46 |
| Oppstartsmøte og mini-workshop med referansegruppe | Introdusere prosessen, gjennomgå mandat for gruppe, presentere antatte problemområder og kvalitetssikre antagelser (basert på tidligere arealkartlegging). Definere overordnede brukerprofiler. | Møte med referansegruppe | 45 |
| Gåtur | Gjennom en gåtur får vi dypere forståelse for bruken. Gåtur gjennomføres sammen med representanter for studenter og ansatte for å få en innføring i bruken av arealet. Gåtur legger grunnlag for etablering av brukerreiser, samt gir nødvendig innsikt for etablering av monitorundersøkelse. Gjennomføres med representanter fra de ulike avdelinger, seksjoner og rollene. Gåtur tar for seg bruksreise for de ulike brukerprofilene. Det må også påregnes en gåtur for lokalet som helhet. | Gåtur | 45-46 |
| Etablere brukerprofiler. | Brukerprofilene skapes for å lage brukerreiser gjennom en arbeids- og studiedag hos KHiO. Skapes på bakgrunn av informasjon fra gåtur og mini-workshop | Analyse | 46 |
| Møte med referansegruppe | Presentere definerte brukerprofiler. | 46 | |
| Brukskartlegging. | Registrering av bruk og belegg gjennom monitorundersøkelse, sammenstilles med eksisterende bookingdata. Monitorundersøkelse gir ekstra innsikt i faktisk bruk, belegg og aktiviteter. Monitor gjennomføres over en uke, bør være "normal" uke. | Monitor, analyse av booking data | 46 |
| Workshop med arbeidsgruppe for sosiale møteplasser | Kartlegge behov innenfor sosiale møteplasser og hvordan disse ivaretas i dagens løsning. Hente inn funn fra deres interne prosess. Sikre at man er samkjørt, hvordan påvirker funn fra arbeidsgruppen for sosiale møteplasser de fysiske lokalene. | 47 | |
| Workshop studentrepresentanter | Kartlegge studentspesifikke behov og hvordan disse ivaretas i dagens løsning. Fokus på studentarealer, studentarbeidsplasser, undervisningslokaler. | 49 | |
| Workshop ansattrepresentanter | Kartlegge ansattspesifikke behov og hvordan disse ivaretas i dagens løsning. Fokus på arbeidsplasser og undervisning i dagens lokaler. Hva fungerer/Hva fungerer ikke. | 49 | |
| Etablere brukerreiser | Brukerreiser etablert på bakgrunn av foreløpig kartlegging. | 48 | |
| Workshop med referansegruppe | Utdype brukerreisen til brukerprofilene. | Workshop | 48 |
| Analyse Brukskvalitet | Basert på innhentet informasjon, analyse av brukskvalitet i bygg | 49 | |
| Utkast rapport | Definerte brukerprofiler og brukerreiser, profilenes bruk av lokalene. Faktisk arealbruk og andre funn. | Rapport | 1 - 3 |
| Validering av funn | Studentråd, Læringsmiljøutvalget, verneombud, IDF/tillitsvalgte, AMU. Event. andre fora. | Møte | 5 |
| Presentere og forankre muligheter foreløpige funn | Styringsgruppe, ledergruppe | Møte | 5 |
| Faste holdepunkter med referansegruppe, prosjektgruppe og styringsgruppe. | Møter | ||
| Fase 2: Beskrive muligheter for arealoptimalisering | |||
| Kartlegge muligheter for arealoptimalisering | Definere arealer etter brukshyppighet, brukskvalitet og behov. Hva fungerer godt og bør forbli urørt, hva fungerer mindre godt og kan forbedres. Hvordan kan areal omdisponeres | Analyse | |
| Vurdering av tilpasningsdyktighet i lokalene | Lar mulighetene seg gjøre i den eksisterende bygningsmassen, på overordnet nivå hvilke forutsetninger må være på plass for at det skal la seg gjøre | Analyse | |
| Skjematisk fremstilling av ulike alternativer | Går ikke inn i teknisk egnethet utover generell kunnskap om feltet. Definerer forutsetninger | Analyse og rapport | |
| Møte med referansegruppe | Forankre muligheter for arealoptimalisering. Ta stilling til alternativer. | Møte | |
| Endelig rapport | Utarbeide endelig rapport for arealbruk og muligheter for arealoptimalisering | ||
| Presentere og forankre muligheter for arealoptimalisering | Styringsgruppe, ledergruppe | Møte | |
| Faste holdepunkter med referansegruppe, prosjektgruppe og styringsgruppe. | Møter |